为什么要担心数据丢失？
把纸质文件变成电脑里的数字文件，这个过程叫档案数字化。听起来很方便，对吧？但在转换的时候，其实藏着风险。
有时候，一张图片可能变得模糊不清。有时候，一份文件可能在传输中不见了。如果丢了关键信息，后果很严重。
所以，我们需要知道怎么保护这些宝贵的数据。
第一步：源头质量很重要
想要数字文件清楚，第一步就是扫描要扫好。
- 清晰度要够：扫描的时候，分辨率不能太低。字要看得清，图片不能糊。
- 检查原文件：如果纸质档案本身就破损了，先修好再扫描。
如果第一步就没做好，后面怎么弄都没用。这就好比做饭，食材坏了，做出来的菜肯定不好吃。
第二步：选择正确的格式
文件存成什么样子，也很有讲究。
如果是需要长期保存，而且要保证画质，推荐使用 TIFF 或 PDF/A 格式。虽然这些文件比较大，但是它们能保留最多的细节。
如果只是平时看一眼，JPG 或 PNG 也可以。但要注意，JPG 压缩多了，画质会受损。这就叫“有损压缩”，可能会丢信息。
第三步：转换过程要有人盯着
不要以为机器干活就一定没问题。
在数据转换的过程中，最好有人工抽查。
- 看看有没有漏页？
- 看看顺序对不对？
- 看看有没有乱码？
早发现，早修正。别等到所有文件都转完了，才发现第一页不见了，那就太晚了。
第四步：多重备份是保险
鸡蛋不要放在同一个篮子里。数据也是一样。
转换完成后，不要只存一份。
- 存一份在本地硬盘。
- 存一份在移动硬盘或磁带里（离线存储）。
- 如果可以，再存一份到云端。
万一电脑坏了，或者硬盘坏了，你还有其他的备份可以找回来。
第五步：做好索引和校验
文件存好了，还得知道文件里有什么。
建立一个简单的目录或者数据库。输入文件名、日期、关键词。这样找文件的时候，就能快速定位，不用翻箱倒柜。
另外，可以使用校验码（比如MD5值）。这是一种技术手段，能帮你检查文件有没有被修改过。如果文件损坏了，校验码就会告诉你。
总结
档案数字化不仅仅是把纸变成图。它是一个需要细心对待的工程。
只要我们做好扫描、选对格式、盯着过程、多重备份，并且做好索引，就能最大程度地避免信息丢失。
记住，数据安全，从每一个细节做起。
